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Kategorie: Diverse



Projekttagebuch

Für viele Profi-Sportler ist es Routine: Sie führen ein Tagebuch und tragen dort ihre Trainingsdaten ein wie Tagesform, erbrachte Leistung oder Beschwerden. Beim Projektmanagement von Übersetzungen ist ein Tagebuch allerdings weniger verbreitet, obwohl es sich als sehr nützliches Instrument für eine erfolgreiche Projektarbeit erweisen kann.

Größere Übersetzungsprojekte mit einer Vielzahl von Dateien und Sprachen können sich als sehr komplex und fehleranfällig erweisen. Nicht selten muss der Projektmanager über mehrere Wochen viele Prozessschritte und Hunderte von Bearbeitungszuständen überwachen, mit mehreren Übersetzern, technischen Fachleuten oder Auftraggebern kommunizieren. Das Projektwissen ist auf viele Köpfe verteilt.

Zwar gibt es am Markt eigenständige bzw. in Translation-Memory-Systemen integrierte Verwaltungsprogramme für Projekte, aber nur wenige liefern die Instrumente für ein systematisches Erfassen des Projektlebens. Daher bietet sich das Führen eines elektronischen Projekttagebuchs als nützliche Ergänzung zu den gängigen Mitteln des Projektmanagements an. So lässt sich mit einem Blick feststellen, was im Verlauf des Projekts geschehen ist. Das ist z. B. praktisch, wenn ein Mitarbeiter nach seinem Urlaub zurückkommt und das Projekt weiterführt bzw. wenn am Ende des Projektes nach möglichen Fehlerursachen gesucht wird.

Aber wie soll ein solches Projekttagebuch aussehen? Welche Informationen gehören dazu? Das Wichtigste ist zuerst einmal, dass der Projektmanager alle Projektereignisse chronologisch (mit Datum und möglichst auch mit Uhrzeit) erfasst. Falls mehrere Personen das Tagebuch führen, muss auf jeden Fall der Name des Verfassers auch mitprotokolliert werden.

Erfasst werden unterschiedliche Ereignisse wie Beauftragung, wichtige Mails, bestimmte Aktionen (wie Dateneingang oder Lieferung), Meetings (und Beschlüsse), Kommunikation oder Vereinbarungen. Am besten ist es, wenn bereits von Anfang an mit typischen Informationskategorien gearbeitet wird, sodass bei Bedarf eine gezielte Informationssuche anhand dieser Kategorien (z. B. über eine Filterfunktion von Excel) erfolgen kann. Beispiel: "Gibt es in der Kategorie ‚ToDo‘ eine Aufgabe, die den Status ‚offen‘ hat?". Da in der Regel Projekte nicht einmalig sind, macht es Sinn, diese Kategorien zu standardisieren. Beispiele für solche Kategorien sind: "Kommunikation mit Kunden, Kommunikation mit Lieferanten, Verarbeitungsschritt, Kosten, Anweisung/Vereinbarung, ToDo".

Von besonderer Bedeutung sind Informationen, die im Projektverlauf Gegenstand von Diskussionen sein könnten. Es geht u. a. um Anweisungen, die der Auftraggeber dem Dienstleister oder der Projektmanager dem Übersetzer erst zu einem späteren Zeitpunkt erteilt, wenn das Projekt bereits angelaufen ist. So kann es z. B. sein, dass eine Anweisung zur Terminologie erst nach der Lieferung eines Projektteils erfolgte und diese Information ohne Projekttagebucheintrag einige Wochen später nicht mehr zu rekonstruieren ist. Die Verwunderung ist dann groß, wenn Vorgaben in der Übersetzung nicht umgesetzt wurden.

Beim Protokollieren von Aktionen, die von Problemen unterschiedlicher Natur (technisch, sprachlich oder organisatorisch) begleitet werden, ist es im Sinne künftiger Verbesserungsmaßnahmen wichtig, diese Probleme genau zu beschreiben und zu dokumentieren und dabei die möglichen Ursachen zu nennen. Es geht um Fragen Wer, Was, Wie, Womit und mit Welchem Ergebnis umgesetzt hat. Beispiel: "Bei der Projektvorbereitung hat der EDV-Mitarbeiter in der Datei ABC.XLIFF einige Sätze falsch segmentiert. Es hat sich herausgestellt, dass der Text unbekannte Abkürzungen enthielt, die das Übersetzungssystem als Satzende interpretiert hat."

Auch das Erfassen etwaiger Abweichungen zwischen Plan und Ergebnis kann nützlich sein, etwa: "Die französische Qualitätssicherung des Magazintextes durch XY hat 3 Stunden länger gedauert. Die vorgegebenen Artikelbezeichnungen stimmten nicht immer mit der Terminologie überein und mussten geklärt werden."

Nach Abschluss eines Projektes bildet das Projekttagebuch eine wichtige Grundlage für Abschlussbesprechungen, bei denen es darum geht, die Organisation und die Durchführung des Projekts zu bewerten. Daraus lassen sich Lösungsideen und Verbesserungen für künftige Projekte ziehen. Auch können Tagebucheinträge Informationen über Aktionen enthalten, die noch durchzuführen sind, wie z. B. das nachträgliche Korrigieren der Terminologie in einem Translation-Memory.

Im Falle von Meinungsunterschieden zwischen Projektteilnehmern (Übersetzungsdienstleister, Übersetzer oder Auftraggeber) helfen die Informationen aus dem Projekttagebuch, die Diskussion zu versachlichen und Ursachen zu identifizieren. Auch können sie im Falle von nicht selbst verschuldetem Mehraufwand die Forderungen eines Projektteilnehmers untermauern.

Ideal wäre es, wenn die gängigen Projektmanagement-Programme, ob eigenständig oder in Übersetzungsumgebungen integriert, eine Tagebuchfunktion anböten. Zwar lässt sich vieles durch Nachforschen und Sichten von Notizen und Korrespondenz rekonstruieren, aber das ersetzt die Möglichkeiten nicht, die ein Tagebuch bietet.

Obwohl das Führen eines Tagebuchs mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, gehört es zu den Best-Practices des Projektmanagements. Es ist ein wichtiges Instrument zur Projektsteuerung und für die kontinuierliche Verbesserung von Unternehmensprozessen.

Die Sprachen im Internet

"If I am selling to you, I speak your language. If I am buying, dann müssen Sie Deutsch sprechen." Dieses Zitat vom früheren deutschen Bundeskanzler Willy Brandt fasst die Bedeutung der Sprachen bei der Kommunikation mit Kunden gut zusammen.

In unserer schnelllebigen Welt ändert sich die Anzahl der Internetnutzer je Sprache rapide. Nach einer Studie der Internationalen Fernmeldeunion schätzte man für Ende 2015 weltweit die Anzahl der Internetnutzer auf 3,2 Mrd., davon 2 Mrd. aus Entwicklungsländern1. Im Jahr 2000 waren es noch 400 Millionen. Auch die Zeit, die Menschen mit dem Internet verbringen, nimmt stetig zu. In Großbritannien z. B. hat eine neuere Studie von OFCOM2 ermittelt, dass im März 2016 Internetnutzer pro Monat im Schnitt 30:42 Stunden online waren, das ist etwa eine Stunde pro Tag. Sie nutzen das Internet für die Recherche nach Produkten und Informationen, aber auch um sich untereinander über Blogs und soziale Netzwerke auszutauschen.

Die Zahl der Unternehmen, die auf E-Commerce setzen und eine Strategie dafür entwickeln, nimmt zu. Da Deutschland eine der größten Exportnationen der Welt ist, ist es für alle, die das Internet benutzen, um ihre Dienstleistungen und Produkte zu vertreiben oder mit Kunden und Interessenten zu kommunizieren, sehr wichtig, regelmäßig die Ent- wicklung bei den Sprachen der Internetnutzer zu verfolgen. Es gibt viele teils unterschiedliche Statistiken über die Verteilung der Sprachen im Internet, wobei man grundsätzlich unterscheiden muss zwischen der Sprache der Nutzer (Nachfrage) und der Sprache der Webseiten (Angebot). Eine vielzitierte Quelle ist die Internet World Stats3, die nützliche Daten liefert. Dieser Quelle nach sehen die zehn wichtigsten Sprachen bei den Internetnutzern wie folgt aus (Stand: 30.06.2016):

Sprache Internetnutzer je Sprache Wachstumsrate (2000 - 2016) Sprecher dieser Sprache weltweit (Schätzung)
Englisch 948.608.782  573,9%  1.400.052.373
Chinesisch 751.985.224  2.227,9%  1.415.572.934
Spanisch 277.125.947  1.424,3%  450.235.963
Arabisch  168.426.690  6.602,5%  388.332.877
Portugiesisch   154.525.606  1.939,7%  266.757.744
Japanisch  115.111.595  144,5%  126.464.583
Malaiisch   109.400.982  1.809,3%  289.702.633
Russisch   103.147.691  3.227,3%  146.358.055
Französisch  102.171.481  751,5%  393.892.299
Deutsch   83.825.134  204,6%  94.973.855
TOP 10 Sprachen  2.814.329.132  848,4%  4.972.343.316
Übrige Sprachen   797.046.681  1.141,0%  2.367.750.664
WELT GESAMT   3.611.375.813  900,4%  7.340.093.980

 

Wie man sieht, sind die Wachstumsraten bei der Internetnutzung sehr hoch. Noch ist Englisch die Hauptsprache der Internetnutzer, aber der Abstand zur zweiten Sprache Chinesisch wird immer geringer. Nach derselben Statistik sind die Regionen der Welt, die am schnellsten wachsen, Afrika und der Mittlere Osten, wobei hier das Wachstumspotenzial noch nicht ausgeschöpft ist (28,60 Prozent bzw. 53,70 Prozent Nutzungsanteil). Für Deutsch liefert die ARD/ZDF-Onlinestudie folgende Zahlen: Im Jahr 2015 betrug die Internetnutzung 79,5 Prozent bei Personen ab 14 Jahren (insgesamt 56,1 Millionen).

Wie sieht dagegen die Verteilung der angebotenen Webseiten nach Sprachen aus? Das gegenwärtige Angebot an Webseiten ist hier sprachmäßig ganz anders verteilt, als wir es auf der Nutzerseite sehen. Demnach sind die zehn wichtigsten Sprachen bei den angebotenen Webseiten die folgenden:

Sprache Anteil Webseiten in dieser Sprache
Englisch 53.0%
Russisch 6.4%
Deutsch 5.5%
Japanisch 5.5%
Spanisch 4.9%
Französisch 4.0%
Portugiesisch 2.5%
Italienisch 2.2%
Chinesisch 1.9%
Türkisch 1.7%

Quelle

Dieser Unterschied zwischen den Sprachen der Nutzer und den angebotenen Sprachen zeigt, dass es für den Vertrieb von Produkten über das Internet noch ein großes Potenzial gibt. Es gehört also zu jeder erfolgreichen Marketingstrategie für Industrieunternehmen, Inhalte in die Sprachen der Kunden, seien es Privatkunden oder Unternehmen, zu übersetzen (Stichwort E-Commerce, B2B).

Es ist allerdings nicht alles damit getan, wenn nur eine Übersetzung produziert wird. Entscheidend ist dabei, wie die jeweiligen übersetzten Inhalte bei den Zielgruppen ankommen. Jeder kann für sich selbst den Test machen und sich deutsche Übersetzungen auf Webseiten von Nachbarländern anschauen. Wie vertrauenerweckend für die Produkte und Leistungen der Anbieter wirken schlecht übersetzte Seiten?

Viele Leser und potenzielle Kunden schlussfolgern aus der Qualität des übersetzten Textes auf die Qualität der angebotenen Produkte ("Stippel A kaum abbiegen und verklappen in Gegenstippel B."). Manche Übersetzungsfehler können sogar großen Schaden anrichten. Da wäre es besser gewesen, den Text in der Ausgangssprache zu belassen.

Webseiten zu übersetzen ist eigentlich mehr als nur Wörter zu übersetzen. Der Übersetzer muss den Inhalt so übertragen, dass der Leser gar nicht merkt, dass er es mit einer Übersetzung zu tun hat. Darüber hinaus müssen mehrere Aspekte lokalisiert werden, ob Farben, Symbole und Bilder, Beispiele, Humor, Zahlenund Datumsformate, Informationen wie Telefonnummern und Vertriebsadressen, um nur einige zu nennen. Schließlich spielt die Technik auch eine wichtige Rolle. Unternehmen setzen Content-Management-Systeme für die Verwaltung ihrer Webseiten ein. Sie aktualisieren Inhalte regelmäßig. Diese Inhalte sind in sehr unterschiedlichen Formaten vorhanden: HTML5, XML, Multimedia …

Angesichts der Tatsache, dass Kunden weltweit immer mehr auf eine Ansprache in ihrer Sprache bestehen, muss eine professionelle Abwicklung der Lokalisierung von Web-Content für den globalen Markt auch fester Bestandteil der E-Commerce-Strategie jedes Unternehmens sein.

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