(D.O.G.news 03/2004)

Ohne sie kommt die technische Dokumentation oder die Software nicht aus. Abkürzungen sind aus dem Alltagsleben eines Redakteurs kaum wegzudenken und sorgen dennoch für viel Gesprächsstoff. Es gibt unterschiedliche Situationen, in denen Abkürzungen vorkommen bzw. verwendet werden sollen. In der Dokumentation werden sie oft eingesetzt, um lange Namen nicht immer wiederholen zu müssen. Ebenso findet man Abkürzungen bei Einheiten wie »MB« (Megabyte) oder »TEUR« (Tausend Euro).

In manchen Fällen (Tabellen, Grafiklegenden o.ä.) greift der Redakteur aus Platzgründen auf Abkürzungen zurück, wobei das Abkürzungssystem nicht immer eindeutig und konsistent ist: »Teilenr.; TeileNr.; Teile-Nr.«. Im Softwarebereich und insbesondere bei Maschinensoftware werden Abkürzungen regelmäßig eingesetzt. Hier geht es vordergründig um Platzeinsparung: Dialogfelder oder Displays lassen nur eine bestimmte Anzahl von Zeichen zu. Die Aussage soll auf die verfügbare Länge verkürzt werden.

Nicht alle Abkürzungen sind notwendig. Sie werden manchmal aus Bequemlichkeit eingesetzt. Es lässt sich manches durch Abkürzung schneller schreiben,... aber ist es dadurch verständlicher geworden? Immer wieder werfen Abkürzungen Probleme auf. Zuerst einmal sind sie nicht immer verständlich. Dies kann zu Fehlhandlungen durch den Leser führen und schlimmstenfalls Schaden an Mensch, Gerät oder Daten herbeiführen. Eine weitere Frage ist die Übersetzbarkeit einer Abkürzung. Sie mag in einer Sprache geläufig sein, es gibt aber in der Fremdsprache kein Äquivalent.

Soll man die deutsche Abkürzung beibehalten oder eine neue prägen? Ein ganz besonderer Fall, der auch bei international agierenden Konzernen immer wieder übersehen wird: Nicht alle Sprachen haben ein Buchstabensystem. Chinesisch oder Japanisch sind für die deutsche Wirtschaft wichtige Sprachen und verwenden Zeichen. Was geschieht dann mit Abkürzungen wie »SPS«? Bei international verbreiteten Abkürzungen wird man wohl oft die englische Version lesen können (hier »PLC«). Andernfalls ist im Einzelfall eine maßgestrickte Lösung erforderlich, was Zeit kostet.

Schließlich führen Abkürzungen zu Problemen bei der Arbeit mit Translation Memories: Sätze können falsch segmentiert werden. Oft definieren diese Übersetzungsprogramme das Ende eines Segments (i. d. R. eines Satzes) als einen Punkt gefolgt von einem Leerzeichen. Bei ungewöhnlichen Abkürzungen endet also für diese Programme der Satz gleich nach der Abkürzung, was später zu Fehlern führen kann. Einige dieser Programme listen problematische Abkürzungen auf.

Mit der richtigen Strategie kann der Autor oder der Übersetzer das Beste aus den Abkürzungen machen und sie erfolgreich einsetzen.

Als erstes sollen die Abkürzungen konsistent eingesetzt werden. In der Praxis stößt man immer wieder auf Dokumente, bei denen Abkürzungen uneinheitlich sind.

In einem Dokument sollte die Abkürzung mindestens einmal definiert werden. Neben dem vollen Begriff steht dann in Klammern die dazugehörige Abkürzung (oder umgekehrt). Am besten fügt man am Ende des Dokuments noch eine Abkürzungsliste hinzu.

Die Abkürzungen sollen eindeutig sein. Manche Firmen verwenden manchmal produktabhängig dieselbe Abkürzung mit unterschiedlichen Bedeutungen. Dies kann gefährliche Folgen haben, denn manche Kunden setzen gleichzeitig mehrere Produkte desselben Herstellers ein. Man kann vom Anwender nicht erwarten, dass er jedes Mal die Abkürzung umdeutet (Beispiel: DT = Drucktaster bzw. Drehtisch). Abkürzungen sollen erst dann verwendet werden, wenn sie notwendig sind. Es ist i.d.R. immer besser, den vollen Text zu lesen, es sei denn, die Abkürzung ist bereits so verbreitet, dass sie fast wie ein selbständiges Wort verstanden wird (Radar, EU, PC...).

Der Autor oder der Übersetzer sollte keine neue Abkürzung prägen, wenn es bereits vergleichbare Abkürzungen in Normen oder international gültigen Referenzen gibt.

Wenn die Abkürzung verstanden werden soll, dann sollte man beim Übersetzen eine Abkürzung erstellen, die denselben Zweck erfüllt. So macht es keinen Sinn, die deutsche Abkürzung NL (Nennlänge) ins Französische mit NL (statt LN = Longueur nominale) zu übersetzen.

Bei der Abkürzung von Software- oder Displaytexten wird oft krampfhaft versucht, alle Textelemente in die Abkürzung zu übernehmen. Dies führt manchmal zu seltsamen Konstruktionen (»AusschMatEntn« für »Ausschussmenge für Materialentnahme«). Vielmehr sollte man sich hier auf die Aussage konzentrieren und das verkürzte Stichwort liefern (in diesem Beispiel lieber »Ausschussmenge« oder »AusschussmengME«), das für den Anwender die wichtigste Information für seine Handlung/Entscheidung liefert. Wenn es sich implementieren lässt, sollte dem Anwender die Möglichkeit gegeben werden, über eine Taste den Volltext der im Display erscheinenden Abkürzung bzw. deren Definition zu lesen.

Durch das Umsetzen dieser Regel wird die Dokumentation ein Stück anwenderfreundlicher.