Das Kundenportal

Das Kundenportal der D.O.G. GmbH

Das Kundenportal ist die wichtigste Schnittstelle zwischen unseren Kunden und der D.O.G. GmbH. Über das Portal können Kunden Angebote einholen, Bestellungen aufgeben, sich über den Status ihrer Projekte informieren und noch vieles mehr.

Dahinter verbirgt sich das komplexe und durchdachte Produktionssteuerungssystem XTRF, das D.O.G. bereits seit vielen Jahren einsetzt.

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Entwicklungen in der Dokumentationsbranche

In den letzten 20 Jahren hat sich in der Kommunikation-, Dokumentations- und Übersetzungsbranche viel verändert. Als die EU-Erweiterung noch nicht stattgefunden hatte und die Dokumentationsprozesse noch überschaubar waren, waren Übersetzungsprojekte einfacher zu organisieren. Die Zahl der am Dokumentationsprozess beteiligten Personen war begrenzt, und viele Aufgaben wurden noch manuell erledigt. Die zu übersetzenden Dokumente wurden an einige wenige Übersetzer geschickt und zum Schluss qualitätsgeprüft.

Mit der Erweiterung der EU und der Verbreitung neuer Technologien für Technische Redakteure oder Übersetzer änderte sich die Situation schnell. Redaktionssysteme unterstützen die Arbeit der technischen Redakteure. Translation-Memory-Systeme begannen Anfang der 90er Jahre populär zu werden und werden heute in der Übersetzungsbranche überall eingesetzt. Da die Zahl der an der Erstellung von Informationen und Übersetzungen beteiligten Personen zunahm, stieg auch der Bedarf nach Terminologiearbeit und Qualitätssicherungsmechanismen.

Mit der EU-Erweiterung stieg zudem die Zahl der benötigten Sprachen von den üblichen 3 bis 4 Sprachen (die sog. DEFIS Sprachen) auf die 24 Amtssprachen der EU und oft mehr (es kamen beispielsweise asiatische Sprachen hinzu). Auch die Beschaffenheit der einzelnen Projekte änderte sich. Durch die Redaktionssysteme / Content-Management-Systeme wurden deutlich mehr kleinere Dateien produziert, die teilweise nur wenige Änderungen im Vergleich zu früheren Versionen des Inhalts aufwiesen (Thema: Aktualisierungsübersetzungen).

Manuelle Projektverwaltung ist überholt

Diese Entwicklung und andere Faktoren haben dazu geführt, dass die traditionelle manuelle Organisation von Übersetzungsprojekten nicht mehr zeitgemäß ist. Sie ist sehr fehleranfällig ist und der Aufwand für die Projektverwaltung nimmt tendenziell zu. Gleichzeitig nimmt die Größe einzelner Projekte ab, denn oft sind viele Inhalte bereits in verschiedenen Datenbanken (Redaktionssysteme oder Translation-Memorys) gespeichert.

Es ist nicht mehr ungewöhnlich, dass Projekte aus 100 kleinen XML-Dateien bestehen, die in 30 Sprachen übersetzt werden und 6 verschiedene Produktionsschritte durchlaufen müssen. Ohne ein hohes Maß an Automatisierung und weitreichende Softwareunterstützung ist das nicht mehr sinnvoll zu organisieren.

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Funktionen des D.O.G.-Kundenportals

Alle unsere Kunden haben die Möglichkeit, über unser Kundenportal mit uns zusammenzuarbeiten.

Das Kundenportal bietet eine sichere Verbindung zwischen unserem Produktionssystem und unseren Kunden. Der Server befindet sich in Deutschland, an unserem Hauptsitz in Leonberg, in der Nähe von Stuttgart. Der Zugang ist selbstverständlich passwortgeschützt.

Das Kundenportal der D.O.G. GmbH

Im Kundenportal können unsere Kunden auf verschiedene Funktionen und Ansichten zugreifen.

Zunächst können Kunden über ein integriertes Anfrageformular ein Angebot anfordern. Sobald die Anfrage per Mausklick abgeschickt wurde, wird der zuständige D.O.G.-Mitarbeiter sofort informiert, so dass er das Angebot ohne Zeitverlust erstellen kann.

Wird das Angebot angenommen, befinden sich die meisten Daten aus der Anfrage bereits in der Projektmanagementsoftware XTRF, wie z. B. die Sprachkombinationen oder die zu übersetzenden Dateien. Das Angebot kann vom zuständigen Projektmanager sofort in ein Projekt umgewandelt werden und wird automatisch an die vorgesehenen Fachübersetzer gesendet.

Das Kundenportal kann auch für die Kommunikation genutzt werden. Es listet die Mitarbeiter auf beiden Seiten auf, die gemeinsam an Übersetzungsprojekten arbeiten. Unsere Kunden können über das Kundenportal Nachrichten an die Projektmanager direkt senden.

Bei laufenden Projekten ist der aktuelle Produktionsstatus immer sichtbar, so dass die Kunden den aktuellen Stand der Produktion überprüfen können, insbesondere bei wichtigen Projekten mit engen Fristen.

Kundenansicht des Produktionsstatus

Das Kundenportal verfügt auch über eine Historie. Es ist jederzeit möglich, frühere Projekte einzusehen und z. B. ältere Rechnungen herunterzuladen oder eine Übersetzung zu einem späteren Zeitpunkt erneut herunterzuladen (die Aufbewahrungsfristen dafür werden individuell vereinbart).

Außerdem bietet das Kundenportal eine Berichtsfunktion. Es ist zum Beispiel möglich, die Anzahl der Aufträge pro Zeitraum oder pro Sprachkombination anzuzeigen. Es können Berichte über die Gesamtzahl der beauftragten Projekte angezeigt werden und vieles mehr. Verschiedene Ansichten lassen sich individuell konfigurieren. Wenn Sie spezielle Reporting-Wünsche haben, können wir gerne über deren Umsetzung sprechen.

Für mehr Effizienz
Die wichtigsten 7 Funktionen des D.O.G.-Kundenportals auf einen Blick

Produktionsautomatisierung mit dem D.O.G.-Workflow-System

Auf dem deutschen Markt sind zwei Übersetzungsmanagement-Tools weit verbreitet, Plunet und XTRF, die beide inhaltlich sehr vergleichbare Funktionen bieten. Die D.O.G. GmbH arbeitet seit 2013 mit XTRF. XTRF unterstützt das Übersetzungsmanagement von D.O.G. GmbH mit einer ganzen Reihe von Automatisierungen. Diese tragen dazu bei, die Projektqualität zu verbessern und die Projektkosten zu senken.

XTRF verwaltet alle Ressourcen zentral. Wir können jederzeit sehen, welche Übersetzer verfügbar sind. Wir können die Übersetzer nach Fachgebiet, Sprachkombination, Übersetzungstechnologie oder Stammkunde auswählen.

Nach Abschluss eines Übersetzungsprojekts geben unsere Projektmanager und Revisoren ihre Erfahrungen mit dem jeweiligen Übersetzer in das System ein. So können wir besser einschätzen, was beim Einsatz dieses Übersetzers bei künftigen Projekten zu beachten ist. Es kann zum Beispiel sein, dass ein Fachübersetzer technische Dokumente hervorragend übersetzt, reine Werbetexte jedoch etwas zu wörtlich. Oder es kann sein, dass ein Übersetzer seine Arbeitszeit nicht realistisch einschätzen kann und oft mehr Zeit als vorgesehen benötigt.

So können wir sicherstellen, dass wir immer die optimale Lösung für Ihr Übersetzungsprojekt finden und es keine unvorhergesehenen Überraschungen gibt.

Das digitale Auftragsmanagementsystem wird ständig auf dem neuesten Stand gehalten. Wenn ein Übersetzer beispielsweise eine fertige Übersetzung hochlädt, erfasst das System dies automatisch und leitet den nächsten Schritt ein, z. B. eine Revision. Der mit der Revision beauftragte Mitarbeiter wird sofort benachrichtigt und kann mit seiner Arbeit beginnen. Das bedeutet, dass keine Zeit verloren geht.

Mit unserem Projektmanagementtool haben wir immer einen vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte, den aktuellen Arbeitsstand einzelner Projekte und können bei Bedarf sofort auf bestimmte Entwicklungen reagieren. Die während der Projekte gesammelten Daten sind für das Projektcontrolling nützlich und ermöglichen regelmäßig kleine Optimierungsschritte, die langfristig die Kosten senken.

Vordefinierte Workflows im D.O.G.-Auftragsmanagementsystem

Wir haben Standard-Workflows für typische Prozesse definiert. Ein Standard-Workflow besteht zum Beispiel aus den folgenden Schritten:
1. Vorbereitung der Datei
2. Extraktion der Terminologie
3. Übersetzung
4. Qualitätskontrolle
5. Aktualisierung von Translation Memorys und Terminologiedatenbanken
6. Lieferung und Abrechnung

Übersetzungsanfrage

Wir analysieren Ihre Texte und Anforderungen.
Wir berechnen den Arbeitsaufwand und berücksichtigen Textwiederholungen. Sie erhalten ein verbindliches Angebot mit Preis und Bearbeitungszeit.

Projektvorbereitung

Nach Auftragserteilung bereiten wir das Projekt vor.
Wir extrahieren die Terminologie.

Übersetzung

Übersetzer klären bei Bedarf Fragen zum Inhalt.
Danach liefern sie ihre Übersetzung.

Qualitätskontrolle

Nach dem Vier-Augen-Prinzip wird kontrolliert.
Eine Rückmeldung erhalten die Übersetzer.

Lieferung

Nach einer Endkontrolle wird das Projekt geliefert.
Nach einer abschließenden Überprüfung erhalten Sie Ihre Übersetzung zum vereinbarten Liefertermin.

Datenbanken

Die Translation-Memorys werden aktualisiert.
Das bedeutet, dass Sätze, die Sie bereits einmal haben übersetzen lassen, bei einem zukünftigen Projekt nicht erneut übersetzt werden. Das senkt langfristig Ihre Kosten.

Diese vordefinierten Arbeitsabläufe in unserer Projektplanungssoftware ermöglichen eine weitgehende Automatisierung der Projektausführung. Menschen werden nur dann hinzugezogen, wenn ihre Fähigkeiten benötigt werden. Dies geschieht zum Beispiel, wenn Übersetzungen revidiert werden oder wenn bestimmte Probleme gelöst werden müssen.

Zu Beginn der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden besprechen wir die zu erwartenden typischen Arbeitsabläufe und passen bei Bedarf einzelne Standard-Workflows an. Ein Beispiel dafür ist, wenn ein Teil der Dokumentation mit einem bestimmten maschinellen Übersetzungssystem übersetzt werden soll.

Die Arbeit mit vordefinierten Arbeitsabläufen hat viele Vorteile. Zum einen gibt es Prozesssicherheit, was besonders wichtig ist, wenn Projekte komplex sind, viele kleine Dateien enthalten und mehrere Beteiligte sowie viele Arbeitsschritte benötigen.

Darüber hinaus kann unser Projektmanagementsystem die Verwaltungskosten erheblich senken. Dies erweist sich als besonders nützlich, wenn es sich um viele kleinere Projekte handelt, die sehr schnell (manchmal innerhalb von Stunden) in mehrere Sprachen übersetzt werden müssen.

Und schließlich sparen die vorhandenen vordefinierten Workflows Zeit, da keine Aufgabe stunden- oder tagelang unbearbeitet bleibt.

Haben Sie komplexe mehrsprachige Übersetzungs-Projekte?​

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf! In einer unverbindlichen Online-Beratung besprechen wir, welche Optimierungspotenziale bei Ihren aktuellen Übersetzungsprozessen bestehen und was wir gemeinsam erreichen können. Probieren geht über Studieren! Sie werden überrascht sein!

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