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Projektvorbereitung: Reparieren ist immer teurer

Nachher ist man immer schlauer. Das gilt nicht nur für den BER-Flughafen, sondern auch für andere Arten von Projekten, insbesondere für Übersetzungsprojekte. Diese können in der Tat sehr komplex sein oder tückische Fallen enthalten, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Eine gute Vorbereitung ist deshalb das A und O.

Übersetzungsprojekte sind zwar meistens eher umfangreich und komplex, aber es gibt ebenfalls viele kleinere, scheinbar einfachere Projekte. Auch diese kleineren Dokumente können es in sich haben und folgenschwere Fehler verursachen.

Viele scheuen davor zurück, genügend Zeit in die Projektanalyse und -vorbereitung zu stecken. Man stünde unter Zeitdruck und habe keine Zeit dafür. Sozusagen nach dem Motto, „ich habe keine Zeit, Zeit zu sparen“. Erfahrene Projektmanager wissen, dass dies ein fataler Trugschluss ist.

Als erstes geht es darum, die vielen Faktoren zu erkennen, die den Ablauf, die Dauer und die Kosten eines Projekts beeinflussen. Diese lassen sich in drei Kategorien unterteilen: (1) sprachlich-inhaltliche Faktoren, (2) technische Faktoren und (3) organisatorische Faktoren. Unter Berücksichtigung dieser Faktoren kann man sich zuerst mit der Auftragsspezifikation und dann mit den Inhalten und Dateien auseinandersetzen.

Die Prüfung der Aufgabe steht an erster Stelle. Sind die Anweisungen klar? Sind sie vollständig? Sind sie umsetzbar? Eine sorgfältige Beantwortung dieser Fragen kann Projektmanagern und Kunden einiges Kopfzerbrechen ersparen. Es kann z.B. vorkommen, dass der Umfang der Übersetzungen nicht eindeutig definiert ist oder dass nicht klar ist, wie das Referenzmaterial zu verwenden ist (v.a., wenn es in Widerspruch zu anderen Quellen steht). Hier lohnt es sich, eine kleine Checkliste mit typischen Fragen bereitzuhalten, um Missverständnissen rechtzeitig vorzubeugen.

Wenn diese Punkte geklärt sind, geht es um die Inhalte, die zu übersetzen sind. Ein kurzer Blick auf einige wenige Seiten oder Textstellen reicht hier leider nicht. Es kann schließlich sein, dass nur bestimmte Kategorien von Informationen oder Abschnitte eines Handbuchs Probleme bereiten können, die nicht überall gleichmäßig im Projekt verteilt sind. Als Beispiel kann ein Kapitel dienen, das sich mit der Bedienung einer Software befasst. Darin wird Bezug auf die Softwareoberfläche genommen, und es stellt sich natürlich die Frage, ob die Software bereits lokalisiert wurde oder nicht. Wer das nicht vorab klärt, wird u.U. feststellen müssen, dass die Oberfläche Deutsch geblieben ist oder eine andere Übersetzung verwendet als die des eigenen Übersetzers (welche englische Variante ist für überprüfen die richtige: check, verify oder validate?).

Zu den inhaltlichen Fragen gehören Punkte wie:

  • Umgang mit Softwaretexten
  • Bedeutung von Abkürzungen und etwaige Entsprechungen in den Zielsprachen
  • Bedeutung schwieriger Fachtermini, v.a. unternehmensspezifische (Firmenjargon).

Neben den sprachlich-inhaltlichen Aspekten sind die technischen Aspekte von großer Bedeutung. Dateien enthalten u.a. Texte, die nicht zu übersetzen sind, problematische Zeilenumbrüche, oder auch Grafiken mit nicht editierbaren Texten, um nur einige Punkte zu nennen.

Schließlich kommt die Planung der Arbeitsschritte. Mehrsprachige Projekte mit mehreren Dateien können 100 Arbeitsschritte oder mehr umfassen. Ressourcen, Workflows und Überwachungspunkte (Meilensteine) muss der Projektmanager vorher exakt planen, damit gegen Ende des Projekts keine Hektik ausbricht, die zu Fehlern und Mehrkosten führen kann.

Heutige Projekte sind arbeitsteilig und setzen den Einsatz von Teams voraus, die einzelne Aufgaben (Tasks) durchführen. Jeder Task beeinflusst die folgenden und eine der ersten Fragen, die sich der Projektmanager stellen sollte, ist, ob manche Tasks konsolidiert werden können. Ein Beispiel: Wenn ein deutscher Text in 10 Sprachen zu übersetzen ist, können bestimmte Aufgaben wie die Extraktion deutscher Termini einmal für alle Sprachen erfolgen statt getrennt für jede Sprache.

Auch können Tasks sequenziell (der Reihe nach) oder parallel erfolgen, was Zeit sparen kann. So kann man bei großen Projekten Pakete bilden und deren Übersetzung prüfen, während weitere Pakete übersetzt werden. Die Erkenntnisse aus der ersten Qualitätsprüfung können sofort in die laufende Übersetzung einfließen.

Für jeden Task-Typ gibt es individuelle Aspekte, die der Projektmanager bedenken sollte. Bei der Qualitätsprüfung muss er z.B. die Prüfkriterien festlegen und dabei eventuell neben den üblichen Standardprüfungen individuelle Prüfungen hinzufügen, die er aufgrund der Projektspezifikation übernimmt (z.B. Einhaltung einer Maximallänge für die Übersetzung).

Wenn viele Menschen an unterschiedlichen Arbeitsschritten mitwirken, ist eine ordentliche Kommunikation unerlässlich. Das ist auch ein Punkt, der viele Projekte zum Scheitern verurteilt. Die Kommunikation wurde nicht geplant, zu viele Vorinformationen und Kenntnisse wurden vorausgesetzt. Zur richtigen Projektplanung gehört die sorgfältige Planung der Kommunikation: eine klare Formulierung der Anweisungen, die keine Rückfragen erfordert, regelmäßige Information der betroffenen Beteiligten über den Projektfortschritt usw.

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, lohnt sich immer ein sogenanntes „Post mortem“, eine Abschlussbesprechung, im Anschluss derer der Projektmanager die Erfahrungen für künftige Projekte protokolliert.

Wer regelmäßig Projekte abwickelt, kann sich eine detaillierte Checkliste zusammenstellen, die er bei neuen Projekten durchgeht. Die Zeit, die er dann bei der Projektvorbereitung investiert, hat er aufgrund der problemlosen Abwicklung mehrfach zurückgeholt.

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