Terminologie für verschiedene Nutzergruppen

Lange Jahre war Terminologiearbeit Privatsache der Übersetzer. In mühsamer Kleinarbeit sammelten sie die Ergebnisse auf Karteikarten. Am Ende standen stolze Terminologiesammlungen in ihren Regalen, schön alphabetisch sortiert. Nicht zuletzt dank den Anstrengungen des Deutschen Terminologietags (DTT, www.dttev.org) und der tekom (www.tekom.de) hat die Terminologiearbeit ihren Einzug in vielen Redaktionsabteilungen deutscher Unternehmen gefunden.

Terminologie für technische Redakteure und Übersetzer

Für Übersetzer und Redakteure als Zielgruppen ist die Aufgabe der Terminologie verhältnismäßig klar. Sie soll dazu dienen, komplizierte Begriffe mithilfe von Definitionen und Bildern zu erläutern und die Verwendung von Benennungen im Deutschen oder in den Fremdsprachen zu vereinheitlichen. Mit der wachsenden Bedeutung der Terminologiearbeit erweitert sich der Nutzerkreis und ebenfalls der Kreis der Mitwirkenden. Jede Nutzergruppe bringt natürlich eigene Erwartungen und Prioritäten mit sich.

Terminologie für andere Nutzergruppen

Mitarbeiter aus dem Bereich Marketing wollen nicht nur ausschließlich eine standardisierte Sprache einsetzen. Sie wollen auch wissen, mit welchen Wörtern und Fachwörtern sie ihre Kunden erreichen können. Vergleichbare Situationen kommen bei anderen Nutzergruppen vor, etwa bei Subunternehmern, beim Technischen Support oder bei Schulungsabteilungen.

Das führt zu ganz neuen Herausforderungen für die Terminologieverantwortlichen.

Sie können nicht mehr lediglich eine standardisierte Terminologie für eine Zielgruppe produzieren. Sie müssen vielmehr einen Terminologiebestand aufbauen und bereitstellen, der gleichzeitig verschiedene und zum Teil widersprüchliche Anforderungen erfüllt. So kann es sein, dass eine Benennung für Redakteure als „verboten“ aber für den Einkauf als „erlaubt“ gilt.

Bedürfnisse einzelner Nutzergruppen ermitteln

Welche sind die typischen Aufgaben, die bei einem Terminologiebestand für breit gefächerte Nutzergruppen zu lösen sind?

1. 1. Benutzerattribute können je nach Gruppe unterschiedlich sein. Beispiel: Während der Technische Redakteur die Benennung „Transducer“ vereinheitlichen und deswegen alle Alternativen als verboten sehen möchte, möchte die Verkaufsabteilung eine verbotene Benennung „Druckmesser“ verwenden, die für Nicht-Fachleute verständlicher ist. Diese Situation kann auch abhängig vom gewählten Workflow vorkommen. So wird unter Umständen die Technische Redaktion für die Bereitstellung von Exportdokumenten abweichende Benennungen einsetzen, weil sie zollgerecht und somit für die Zollformalitäten erforderlich sind.
   2. Synonyme können für bestimmte Zielgruppen notwendig sein. Beispiel: Ein Unternehmen arbeitet als OEM-Hersteller. Je nach Endkunde erhalten Komponenten andere Namen.
   3. Ferner kann es sein, dass eine Nutzergruppe eine feinere Differenzierung der Begriffe benötigt. Diskussionen in Terminologiekreisen, in denen verschiedene Abteilungen vertreten sind, zeigen deutlich, wie unterschiedlich Redakteure, Entwickler oder Marketingfachleute die Produkte ordnen. Das ist besonders auffällig, wenn es darum geht, neue Begriffe zu prägen und die passenden Benennungen zu finden. Beispiel: Für den Redakteur würde es reichen, einen Begriff „Kabinenleuchte“ zu haben, während der Konstrukteur lieber zwei unterschiedliche Begriffe haben möchte, da die Komponenten in einer „Roboterkabine“ und in einer „Standardkabine” eingebaut werden und unterschiedliche Bestellnummern haben. Bei der Benennung wird z. B. der Redakteur den Einbauort hervorheben, während der Konstrukteur lieber das Material in der Benennung verankert sehen möchte (vgl. „Ausgangskabel“ / „Kupferkabel“).
   4. Manche Gruppen benötigen eventuell Zusatzinformationen, die für andere nicht relevant sind. Beispiel: Mitarbeiter der Softwareentwicklung brauchen Informationen darüber, in welchem Softwaremodul eine Benennung erscheint, während diese Information für die anderen Benutzer irrelevant ist.
   5. Für einzelne Sprachen gibt es entweder kein passendes Äquivalent (breitere Bedeutung) oder begrenzte kontextabhängige Äquivalente (engere Bedeutung). Der Übersetzer muss in der Terminologiedatenbank diese Informationen finden. Die Herausforderung liegt darin, diese Information ebenfalls an etwaige Qualitätssicherungsprogramme zu übermitteln.
   6. Für manche Sprachen, Länder oder Nutzergruppen können Definitionen etwas unterschiedlich sein. Ein typischer Fall dafür sind die rechtlichen Begriffe, die teils dieselben Benennungen verwenden (etwa „Abtretung” oder „Gewährleistung“) aber leicht unterschiedlich definiert sind. Diese Unterschiede müssen auch ihren Platz in der Terminologie finden.

Datenmodell und Anforderung an Terminologieverwaltungssysteme

Welche Aufgaben entstehen daraus für den Terminologiekreis und welche Anforderungen werden an das Terminologieverwaltungssystem (TVS) gestellt? Zum einen müssen die Terminologieverantwortlichen das Datenmodell entsprechend anpassen und mit Metadaten erweitern, um die unterschiedlichen Bedürfnisse und Erwartungen ohne Widersprüche und Inkompatibilitäten zu erfüllen. Zum anderen müssen sie diese verschiedenen Informationen möglichst zielgruppengerecht anzeigen oder zugänglich machen. Nicht zuletzt müssen Tools, die auf die Terminologie zugreifen (etwa Übersetzungssysteme oder Qualitätssicherungsprogramme) mit diesen Metadaten klar kommen.

Damit die Arbeit mit einer Terminologiedatenbank funktioniert, braucht man gut strukturierte Daten. Es kommt sonst sehr schnell zum Chaos, wenn jede einzelne Gruppe ohne Abstimmung beliebige Unterscheidungsmerkmale hinzufügt. Es ist daher die Aufgabe der Verantwortlichen, eine überschaubare Anzahl von Feldern und Attributen zu definieren, mit denen eine maßgeschneiderte Terminologie gefunden oder editiert werden kann. Typische Attributfelder können z. B. sein: Dokumentationsart, Produkt bzw. Produktgruppe, Fachgebiet, Abteilung bzw. Unternehmensbereich usw. Auch hier soll die Anzahl der einzelnen Auswahlwerte begrenzt bleiben, denn es verwirrt mehr als es hilft, wenn der Benutzer unter 20 oder 30 Attributwerten wählen soll.

Nicht alle unterscheidungsrelevanten Informationen eignen sich für Listenfelder. Bei Definitionsunterschieden, kontextabhängigen Übersetzungen wird man auf Kommentarfelder (etwa Benennungskommentar) oder Definitionen auf Sprachebene zurückgreifen müssen.

Benutzerrechte und Filtermöglichkeiten

Welche Anforderungen ergeben sich daraus an Terminologieverwaltungssysteme? TVS, die die Möglichkeit bieten, Filter zu definieren, sind sicherlich im Vorteil. Der Benutzer kann sich z. B. nur die Begriffe bzw. Benennungen anzeigen lassen, die auf eine bestimmte Abteilung zutreffen und für eine bestimmte Publikationsart bestimmt sind. Etwas anspruchsvoller sind Systeme, die die Anzeige von Informationen an Bedingungen verknüpfen können. Beispiel: Eine Benennung wird nur dann angezeigt, wenn sie ein Attribut wie „Abteilung = Entwicklungsabteilung“ hat. Diese verschiedenen Ansichten können TVS wie LookUpmit vordefinierten Benutzergruppen verbinden.

Mit dem zunehmenden Erfolg von Terminologieverwaltungssystemen kommen also neue Anforderungen auf Terminologieverantwortliche zu. Es geht darum, eine Mehrzweckterminologie zu entwickeln, die unterschiedlichen Nutzergruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens gerecht wird. Dazu benötigen Terminologen zum einen Konzepte für eine standardisierte Vielfalt und zum anderen Terminologieverwaltungssysteme wie das von D.O.G. entwickelte LookUp, die benutzerspezifische Ansichten unterstützen. Damit ist die Basis für eine breite Akzeptanz von Terminologie und für eine effiziente terminologische Zusammenarbeit gegeben.