Übersetzungsmanagement ist für manche ein Buch mit sieben Siegeln. Wer zum ersten Mal einen Übersetzungsauftrag erteilen muss, hat es nicht leicht. Wie viel Zeit braucht der Übersetzer? Welche Anweisungen muss er ihm geben? Welche Dateiformate kann der Übersetzer bearbeiten und zurückliefern? Diese und weitere Fragen sind nicht immer einfach zu beantworten. Falsch vorbereitete Übersetzungsprojekte können schnell Kopfschmerzen und Zusatzkosten verursachen.
Die vielen Aspekte des Übersetzungsmanagements
Wir möchten daher an dieser Stelle einige Empfehlungen zusammenfassen, die auf jahrelanger Erfahrung mit den unterschiedlichsten Projekten und Anforderungen basieren. Als Erstes gilt es, dem Übersetzer bzw. der Übersetzungsagentur (auch Language Service Provider – LSP oder Übersetzungsdienstleister genannt) genau zu erläutern, was zu tun ist und was erwartet wird. Das bedeutet konkrete Angaben über:
- Ausgangs- und Zielsprache einschließlich Sprachvariante: z. B. brasilianisches Portugiesisch.
- Dateiformat(e) und auch Version der Programme: z. B. InDesign 19.2.
- Was genau zu übersetzen ist: z. B. Grafiktexte oder bestimmte Abkürzungen nicht übersetzen.
- Besondere Anweisungen: z. B. Maximallänge für Softwarestrings.
- Zu liefernde Ergebnisse: z. B. übersetzte Datei und Translation-Memory.
- Liefertermin
- Vereinbarte Konditionen: z. B. Pauschalvergütung auf der Basis eines Angebots oder Einheitspreis pro Ausgangswort bzw. pro übersetzte Zeile.
- Referenzmaterial (z. B. Terminologie, Screenshots) und Ansprechpartner für Rückfragen.
Die Vielzahl der Dateiformate
Welche Dateiformate kann ein Übersetzer bzw. ein LSP bearbeiten? Im Gegensatz zu den einzelnen Übersetzern haben LSP oft Originalprogramme (z. B. InDesign) und können daher mehr Formate bearbeiten. Die zu übersetzenden Texte erscheinen in allen möglichen Formaten: auf Webseiten, als Meldung in einer Software, in einer Excel-Tabelle, als Text in einer Grafik oder in einem Workflowdiagramm oder in einem InDesign-Dokument, um einige Beispiele zu nennen. Heute ist es für die meisten Übersetzer Stand der Technik, mit einem Translation-Memory-System (TMS) zu arbeiten. Diese Systeme verfügen über Importfilter für eine Vielzahl von Dokumentenformaten, von Microsoft-Office-Dokumenten bis hin zu XML und PDF. Da freiberufliche Übersetzer oft die Originalprogramme oder die passenden Programmversionen nicht haben, müssen diese Dokumente in vielen Fällen für den Import in Übersetzungssysteme umgespeichert werden (in IDML für InDesign oder MIF für FrameMaker).
Was gehört in die Planung der Projektzeit?
Wie viel Zeit muss man für ein Übersetzungsprojekt planen? In der Regel erfolgt ein Übersetzungsprojekt in 6 Schritten:
(1) Vorbereitung der Dateien,
(2) Übersetzung,
(3) Qualitätskontrolle,
(4) Nachbearbeitung der Dateien,
(5) Endkontrolle und
(6) Aktualisierung von Terminologie und Translation-Memory.
Es fällt also Zeit für technisch-organisatorische Aufgaben an. Ein erfahrener Berufsübersetzer kann im Schnitt etwa 10 Schreibmaschinenseiten / 2.000 neue Wörter pro Arbeitstag übersetzen. Für anspruchsvolle Texte (z. B. Patente, Gutachten, Texte mit Werbebotschaft o. ä.) muss man etwas mehr Zeit einplanen. Auch brauchen Übersetzer in manchen Sprachen wie Chinesisch oder Japanisch mehr Zeit, etwa 1.500-1.700 Wörter pro Arbeitstag. Diese Daumenregel von 2.000 Wörtern gilt für neue Wörter. Viele Übersetzungsprojekte können auf frühere Übersetzungen zurückgreifen. Sätze befinden sich im Translation-Memory (dem Übersetzungsspeicher), die man vollständig oder teilweise wiederverwenden kann. Die Vorbereitung und Nachbearbeitung der Dateien geht schnell, wenn die Unterlagen nicht layoutintensiv sind bzw. wenn keine Elemente zu schützen sind wie in einer Softwaredatei. Für die Qualitätskontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip wie sie in der ISO Norm 17100 erwähnt wird, kann ein Lektor etwa 40-50 Schreibmaschinenseiten am Tag (8-10.000 Wörter) bei durchschnittlich schwierigen Texten gegenlesen. Als Beispiel kann man für ein normales Dokument wie eine Bedienungsanleitung von 40 Seiten eine Woche einplanen, ab dem Zeitpunkt, an dem der Übersetzer verfügbar ist.
Einen besonderen Fall stellen die mehrsprachigen Projekte dar, die in der Regel bei einem Übersetzungsbüro besser aufgehoben sind. Bestimmte Aufgaben wie die Projektvorbereitung können teilweise sprachübergreifend erfolgen und die Qualität wird nach einem einheitlichen Verfahren gesichert.
Kalkulation der Übersetzungskosten
Wie lassen sich die Übersetzungskosten ermitteln? Übersetzer bzw. LSP kalkulieren den Aufwand für die einzelnen Aufgaben: technische Arbeit an den Dateien, Übersetzung, Lektorat, Layout. Bei verhältnismäßig standardisierten Aufgaben wie dem Übersetzen eines Word-Dokuments mit einfachem Layout lassen sich meistens die Kosten in einem einheitlichen Wortpreis bündeln. So werden heute viele Übersetzungsprojekte auf der Basis der Ausgangswörter kalkuliert. Es gibt einen Preis für neue Wörter und einen Abschlag für Wörter aus Segmenten, die bereits in Translation-Memorys vorhanden sind. Den Projektumfang ermittelt die Analysefunktion von Translation-Memory-Systemen. Sie schlüsselt die Ergebnisse nach neuen Wörtern, Fuzzy-Matches, Wiederholungen oder 100%-Matches auf.
Qualität will auch geplant werden
Zum Thema Qualität sind zwei Aspekte zu berücksichtigen. Zum einen das Material, das der Übersetzer zum Übersetzen erhält. Und zum anderen die Qualitätsanforderungen. Nach dem Motto “Garbage in – Garbage out” kann der übersetzte Text nur so gut wie der Originaltext sein. In diesem Zusammenhang ist es empfehlenswert, sich zu übersetzungsgerechtem Schreiben zu informieren. Das betrifft im Wesentlichen die Syntax (keine allzu komplexen und langen Sätze, Sätze nicht durch Auflistungen oder Absatzmarken teilen, kontextneutrale Sätze ohne externe Bezüge in Konstruktionen wie bei “Ersetzen Sie es mit einem neuen” formulieren) und die Fachterminologie (Verzicht auf allgemeine Oberbegriffe, Vermeidung von kontextabhängigen Begriffen wie “Scheibe” oder von Synonymen). Des Weiteren braucht der Übersetzer klare Anweisungen im Hinblick auf die Übersetzungsqualität. Insbesondere geht es um die Terminologie, denn die Fachsprache ist in allen Sprachen weit davon entfernt, nur eine Variante zu kennen (zum Beispiel Verdichter/Kompressor oder Wandler/Transformator usw.). Nur wenn eine Terminologieliste mitgeliefert wird, kann man verlangen, dass der Übersetzer sie einhält. Formelle Aspekte wie Korrektheit der Zahlen oder der Interpunktion verstehen sich von selbst, aber Aspekte wie z. B. der Stil sind weniger eindeutig. Das betrifft unter anderem Werbetexte. Hier lohnt es sich, dem Übersetzer ausdrücklich seinen Bewegungsspielraum zu schildern. Etwa, dass er sich bei Bedarf vom Ausgangstext entfernen darf, wenn es dem Lesefluss in seiner Muttersprache dient.
Wenn schließlich Übersetzungen regelmäßig in mehreren Sprachen zur Tagesordnung gehören, hilft es, eine langfristige Beziehung zu einer oder zwei Übersetzungsagenturen aufzubauen. Über die Zeit wachsen die Erfahrung und die Produktkenntnisse. Einheitliche Verfahren und Standards gelten für alle Sprachen und der regelmäßige Erfahrungsaustausch sorgt dafür, dass bestimmte Probleme oder Rückfragen verschwinden.
